PI是报价单还是订单？
PI（Proforma Invoice）既不是报价单，也不是订单，而是形式发票，它在国际贸易中扮演着独特的角色。
PI的核心定义与用途
- 定义：PI全称为“Proforma Invoice”，即形式发票，是卖方在交易前向买方提供的非正式预估账单。
- 用途：
- 明确交易细节：列明货物描述、价格、数量、付款方式等条款，为买卖双方提供沟通基础。
- 催促支付定金：部分交易中，卖方通过PI要求买方支付定金或预付款，以确认订单意向。
- 辅助买方决策：买方可依据PI中的信息申请进口许可、外汇审批或安排付款计划。
- 替代报价单：在部分场景下，PI可替代报价单（Quotation），成为谈判依据。
PI与报价单、订单的区别
| 文件类型 | 报价单（Quotation） | 订单（PO, Purchase Order） | 形式发票（PI） |
|---|---|---|---|
| 发起方 | 卖方（主动提供） | 买方（正式发出） | 卖方（根据谈判结果提供） |
| 法律效力 | 无 | 具有法律约束力（合同依据） | 无（但可作为临时合同） |
| 核心内容 | 商品信息、价格、交货期（预估） | 商品型号、数量、价格、付款方式（确定） | 货物描述、价格、交易条款（详细） |
| 使用阶段 | 交易初期（询价阶段） | 交易确认（合同签订后） | 谈判阶段（PI→PO/S/C） |
PI的典型应用场景
- 国际贸易初期：在买卖双方未签订正式合同时，PI作为临时性文件，明确交易框架。
- 进口手续办理：买方凭PI向国内金融或外贸主管部门申请进口许可证和外汇批准。
- 定金支付触发：卖方通过PI要求买方支付定金，以锁定订单并启动生产。
- 合同谈判依据：在复杂交易中，PI可作为双方协商的基准，后续替换为正式合同（如Sales Confirmation）。
PI的局限性
- 非正式文件：PI不具备法律效力，不能作为交易双方会计、托收或谈判的最终依据。
- 需替换为正式发票：在交易完成时，卖方需根据实际发货情况开具商业发票（CI, Commercial Invoice），替换PI。
结尾：PI在外贸流程中的关键价值与操作建议
PI作为国际贸易中的“过渡性文件”，既是买卖双方沟通的桥梁，也是交易风险控制的工具。其核心价值在于提前锁定关键条款、加速交易进程、降低沟通成本。对于外贸从业者而言，需注意以下操作要点：
- 条款清晰化：在PI中明确标注“本文件不构成最终合同”，避免与正式订单混淆；同时详细列明付款方式（如30%定金+70%见提单副本付款）、交货期、质量标准等，减少后续纠纷。
- 动态更新管理：根据谈判进展及时修改PI版本，并在邮件中标注“Rev.2”（第二版）等字样，确保双方使用最新文件。
- 与正式文件衔接：在收到买方PO或签订销售合同（S/C）后，需对比PI条款，确保一致性；若存在差异，需通过书面形式（如邮件）确认变更内容。
掌握PI的使用逻辑，外贸人能更高效地推进订单落地，同时为后续履约（如生产、报关、收款）奠定坚实基础。
