预配舱单是谁发送海关？外贸人必须搞懂的舱单申报流程
外贸人都听过一句话：
“舱单没申报，货走不了。”
尤其是出口海运中，预配舱单（Pre-manifest） 是决定货物能否顺利上船、是否被海关放行的关键流程。
但很多人并不清楚：
- 预配舱单是谁发的？
- 是货代？船司？还是报关行？
- 什么时间必须发送？
- 发送错误会有什么后果？
本篇文章将用最清晰的方式告诉你：
预配舱单到底是谁发送海关，以及外贸人必须关注哪些关键节点。
一、预配舱单是什么？（出口流程中的关键信息申报）
在海运出口流程中，预配舱单（Pre-manifest） 是船公司或具有 NVOCC 资质的货代在货物装船前，提前向海关发送的一份关键数据申报。
它是海关判断货物能否顺利放行、能否按时装船的重要依据之一。
简单理解：
👉 预配舱单 = 装船前必须提前申报给海关的货物信息。
它的作用类似于让海关提前“预览”货物情况，为后续的正式舱单、装船放行做准备。
预配舱单的核心作用
预配舱单在整个出口流程中有三大重要作用：
1）让海关提前掌握货物结构与出口动态
海关通过预配舱单提前了解：
- 货物是什么
- 去哪里
- 用什么船装
- 装了多少箱
- 每个箱里对应哪个提单
这有助于海关进行风控判断，安排查验计划，提高监管效率。
2）作为正式舱单（装船舱单）前的“预申报”
流程顺序一般是：
- 预配舱单（Pre-manifest）
- 装船舱单（Manifest）
预配舱单类似提前交作业，装船舱单是最终确认版。
如果预配舱单不合规或不申报：
❌ 正式舱单无法申报
❌ 货物无法放行
❌ 甚至船司可能拒绝装船
3）出口海关放行的必要条件之一
海关要放行出口货物，必须确认舱单信息与报关信息一致。
只有：
- 报关正常
- 预配舱单正常
- 舱单内容一致
海关才会允许货物顺利装船。
📌 这就是为什么很多货代会提醒你：
“舱单错了装不了船。”
因为预配舱单是“船能不能开”的重要前置条件。
预配舱单包含哪些信息？
预配舱单内容主要由船司系统生成，包含多项关键出口数据，例如：
- 提单号（B/L No.）
- 品名（必须规范，不得使用“goods”等模糊词）
- 件数
- 毛重 / 体积
- 集装箱号（Container No.）
- 封号（Seal No.）
- 承运人（Carrier）
- 航次 / 船名
- 起运港与目的港
- 收发货人信息
这些信息必须与报关资料一致，否则可能触发查验或申报失败。
一句话总结：
预配舱单 = 船司提前向海关申报的货物数据，是出口放行与顺利装船的必备步骤。
二、预配舱单是谁发送海关？（责任主体到底是谁）
关于“预配舱单是谁发给海关”的问题，外贸行业经常出现三种说法：
- 是货代发的
- 是船公司发的
- 是报关行发的
究竟谁负责？答案非常明确：
✔ 核心答案：预配舱单由船公司（Carrier）或具有 NVOCC 资质的货代负责向海关发送。
换句话说：
👉 外贸公司（出口商）不直接申报预配舱单
👉 报关行也不是申报主体
👉 真正的申报执行者是承运人或 NVOCC
下面详细拆解责任结构：
1）船公司是预配舱单的真正责任主体（标准流程）
在标准国际海运体系中：
- MAERSK（马士基）
- MSC（地中海航运）
- CMA CGM（达飞）
- COSCO（中远）
- ONE 等船司
都是直接通过 EDI/系统向海关发送预配舱单。
这是最常见、最正式的方式。
因为：
- 船公司拥有装船数据
- 船公司掌握最终舱单
- 船公司对舱单承担法律责任
📌 结论：无论谁代操作，最终责任永远在船公司。
2）具有 NVOCC 资质的货代也可以代替船司申报
许多货代公司拥有 NVOCC（无船承运人）资质，例如：
- Sinotrans
- OOCL Logistics
- Kerry Logistics
这类货代有权限向海关发送舱单。
流程是：
- 货代整理舱单
- 使用自己的承运人名义（NVOCC）申报预配
- 舱单信息同步给船司
这种申报方式非常常见，尤其是拼箱（LCL）业务中。
📌 LCL 场景中，大部分预配舱单是货代申报的。
3）报关行不会申报预配舱单
这是外贸新人最常误解的点。
报关行负责：
- 报关
- 商检
- 通关文件处理
但他们 不会、也 不能 向海关发送舱单。
因为舱单属于海运监管体系，不在报关行的业务范围内。
4）出口商（发货人）不负责申报，但负责提供准确信息
虽然出口商不申报舱单，但出口商必须提供：
- 准确品名
- 件数、重量
- 箱号与封号
- 提单信息
- 收发货人资料
如果出口商信息错误，会导致：
❌ 舱单申报失败
❌ 修舱单（更改费）
❌ 海关拦截
❌ 延误装船
❌ 查验风险上升
5）一句话总结（记住这句就够了）：
预配舱单 = 船公司申报
拼箱时 = 货代（NVOCC）代申报
出口商 = 提供信息但不直接申报
三、预配舱单什么时候发送？（关键时间节点）
不同港口与航线对预配舱单的申报时间要求略有不同，但整个海运行业有一个共同原则：
👉 预配舱单必须在截关前，由船公司或货代提前申报给海关。
如果申报迟了、错了、漏了，货物都有可能无法装船。
下面从「全球通用规则」+「中国主要港口时间」+「特殊航线要求」三部分详细说明。
1）全球通用规则：船开前 24–48 小时必须完成申报
通用要求：
- 船开前 48 小时 → 必须完成舱单审核
- 船开前 24 小时 → 船司一般会最终锁单
海关需要时间进行：
- 风控审查
- 查验风险评估
- 舱单与报关数据比对
📌 舱单没申报 = 不予放行 = 不允许装船。
2）中国主要港口的舱单申报时间参考
虽然不同船司有细微差异，但大致规则如下：
上海港（SHANGHAI）
- 一般：船开前 24 小时
- 船司通常要求截关前必须完成预配舱单
宁波港（NINGBO）
- 通常：船开前 24–36 小时
- 船司在截关后会自动发送，但必须信息无误
青岛 / 天津 / 厦门
- 一般：船开前 48 小时
- 风控严格地区可能更早
深圳（盐田 / 蛇口）
- 一般：船开前 24–48 小时
- 遇查验潮时期可能提前到 72 小时
📌 外贸企业必须在截关前确保提单草本已确认，否则舱单无法申报。
3）特殊航线需要更早申报（例如：美国、欧盟）
以下航线对舱单时间要求更严格：
① 美国航线（AMS 要求）
美国 CBP 要求：
- AMS（美国舱单）必须在船开前 24 小时申报完成
如果迟申报：
❌ AMS 罚金（$500–$5,000）
❌ 航司拒绝装船
② 欧盟航线（ENS 要求）
ENS（Entry Summary Declaration）必须在：
- 船离开起运港前提前申报
- 部分港口要求 船开前 24–48 小时 完成
迟申报可能导致：
❌ 海关风险标记
❌ 查验率上升
③ 加拿大、日本、澳大利亚等国家
皆有自己独立的舱单要求，如 ACI（加拿大）、AFR（日本）。
这些国家对舱单申报时间普遍严格。
4）预配舱单申报时间的关键影响点
以下因素会直接影响舱单申报：
❗ ① 提单草本确认得太晚
信息未确认 → 舱单无法申报。
❗ ② 品名模糊或敏感
海关驳回 → 强制修改 → 时间延误。
❗ ③ 货代未及时操作
可能导致舱单超时 → 货物被甩柜。
❗ ④ 货物查验
查验导致信息不能及时确定 → 舱单也会延误提交。
一句话总结：
预配舱单必须在船开前 24–48 小时完成申报，晚了就上不了船。
外贸企业必须在截关前确认全部信息，避免舱单超时。
四、预配舱单由谁提供信息？（外贸人必须配合哪些数据）
虽然 预配舱单的申报主体是船公司或 NVOCC 货代，外贸公司（出口商）本人并不直接申报给海关——
但舱单中的所有核心信息，都由你提供。
如果你提供的数据不准确，舱单再专业也申报不出去。
因此，外贸人在舱单申报过程中扮演着 信息源的关键角色。
1）出口商（发货人）必须提供准确的货物信息
以下 6 项信息是舱单申报中最关键的部分，也是外贸人必须确认无误的内容：
① 品名（必须规范，不能模糊）
不能写：
- goods
- parts
- sample
- promotional items
必须写真实、清晰的英文品名，如：
- Stainless steel valve
- PVC inflatable toy
- Cotton woven bag
📌 模糊品名是导致舱单被海关驳回的第一大原因。
② 件数 / 重量 / 体积（与报关资料一致）
三项必须与报关单保持一致：
- 数量
- 毛重
- 体积
任何不一致都会触发海关风险警报。
③ 集装箱号（Container No.）与封号（Seal No.）
特别重要：
- 必须与实际装箱一致
- 封号必须核对无误
- 一旦错误，舱单无法申报或必须修舱单
📌 箱号/封号错误 = 船不上货，货必定延误。
④ 提单信息（B/L 草本确认内容）
包括：
- 发货人/收货人
- 通知人信息
- 船名航次
- 起运港 / 目的港
- 付款方式
- 唛头
一旦确认提单草本（Draft B/L），舱单才可以申报。
⑤ 危险品与特殊品信息
如果货物属于：
- 危险品（DG）
- 带电池商品
- 化学品
- 液体类
- 食品、化妆品等有特殊监管要求
必须提前提供：
- UN NO.
- MSDS
- 包装等级
- 相关认证文件
否则舱单会被海关标记为高风险。
⑥ FBA、海外仓等特殊收货信息
若是电商客户，还必须提供：
- FBA 编号
- 预约号
- 仓库地址
- 收货要求
舱单信息必须与 FBA 收货资料一致，否则影响入仓。
2）货代负责整理和录入舱单信息
货代需要：
- 接收出口商提供的数据
- 整理舱单格式
- 检查信息是否符合海关要求
- 录入系统（如 EDI、舱单平台）
- 与船公司对接提交数据
货代的责任是确保数据格式正确，但 数据内容的准确性来自出口商。
3）船公司负责最终向海关申报
船司根据货代提交的舱单数据进行：
- 最终审核
- 系统校对
- 发送至海关平台
- 接收海关反馈
- 如需修改，通知货代调整
船公司是舱单系统的最终责任方。
4）舱单数据与报关数据必须 100% 一致
最常见错误产生在：
- 报关单品名 vs 舱单品名不一致
- 件数、重量不一致
- 箱号不同步
- 收发货人信息填写不同
📌 一致性是舱单能否顺利通过海关的核心要求。
一句话总结：
舱单信息由出口商提供、货代整理、船公司申报。
信息错误 = 舱单无法通过 = 货物不能装船。
五、预配舱单错误会造成什么后果？（严重程度远超你想象）
预配舱单看似只是一个数据申报动作，但其影响贯穿整个出口流程与目的国清关流程。
只要发生错误，就可能导致：
- 无法装船
- 出口无法放行
- 货物延误数天到数周
- 被海关重点查验
- 船公司收取改舱单费用
- 甚至被目的国拒绝清关
下面我们具体拆解舱单错误的 6 大严重后果。
1）货物无法装船（最直接的后果）
预配舱单错误最典型的结果是：
❌ 船公司拒绝装船
❌ 海关不放行
❌ 舱单无法进入正式舱单阶段
常见导致不上船的错误：
- 品名违规或模糊
- 箱号错误
- 封号错误
- 收发货人信息不一致
- 舱单与报关数据不一致
📌 一句话：舱单数据不对，货就走不了。
2）被海关要求修改舱单（延误 1–3 天非常常见）
舱单错误后，海关可能要求：
- 更正品名
- 重申报
- 补充资料
这些操作需要：
- 船司修改
- 货代重录
- 再次申报海关审核
导致出口周期延长 1–3 天甚至更久。
3）触发海关查验（查验费用与延误更严重）
舱单错误会使海关认为货物有风险，例如：
- 品名不符合规范
- 重量不一致
- 涉及敏感品类
结果就是：
⚠ 被列为“高风险货物”
⚠ 触发查验（开箱、机检、人检）
查验费用通常由出口商承担：
- 拆箱费
- 查验费
- 场地费
- 滞箱费
📌 单次查验成本可能达到 ¥2,000–¥20,000。
4）产生修舱单费用（船公司收费不低）
不同船司修舱单费用不同，一般为：
- 200–500 RMB/票（国内）
- 有些船司收费更高（特别是国外出口段）
- 截关后修改费用更高，甚至最高 USD 200–300
而且：
📌 修舱单不保证当天完成 → 延误继续累计。
5）目的港清关失败（舱单错误追随货物到目的地）
很多外贸人不知道：
👉 舱单错误不仅影响出口，还会影响进口清关。
例如：
- B/L 与舱单不一致
- 舱单品名不符
- 收货人信息错误
- 箱号错误
目的国海关可能会：
❌ 拒绝清关
❌ 要求提供补充文件
❌ 要求修改舱单并重新申报
这将导致：
- 高额仓储费
- 延误 1–3 周
- 客户产生强烈不满甚至拒收
6）客户投诉、罚款、索赔（外贸人最怕的后果）
舱单错误导致的延误往往发生在：
- 出口旺季
- 节日订货
- 亚马逊备货
- 紧急订单
客户会认为：
“这是你们专业问题造成的延误。”
可能带来：
- 索赔
- 扣款
- 差评（FBA 情况尤为严重）
- 取消后续合作
📌 舱单错误看似小问题，实则是 客户体验杀手级问题。
一句话总结：
预配舱单一旦出错 = 延误 + 费用 + 查验 + 清关风险 + 客户投诉。
这是外贸流程中容错率最低的环节之一。
六、外贸人如何确保预配舱单顺利申报？（实操清单）
预配舱单不是外贸业务员直接申报的，但是否顺利通过海关，却与外贸人的信息提供、时间管理、跟进方式密切相关。
要想不踩雷、不延误装船，你只需要做到以下 6 条。
1）在确认提单草本（Draft B/L）前，一定要仔细核对所有信息
提单草本是舱单申报的基础，一旦草本错误，舱单必然错误。
重点核对：
- 品名（是否规范、完整）
- 包装、件数
- 毛重 / 体积
- 箱号、封号
- 收发货人信息
- 船名航次
- 唛头（如有）
📌 草本确认后再修改 = 修舱单费用 + 延误风险。
2）严格避免模糊品名（海关最容易驳回）
舱单品名必须：
- 清晰
- 具体
- 不含禁用词
禁止使用以下模糊词：
- goods
- gift
- sample
- parts
- accessories
正确示例：
- Stainless steel pipe fittings
- PVC inflatable beach toy
- Cotton woven shopping bag
📌 品名越清晰，越不容易触发海关查验。
3）确保舱单数据与报关数据 100% 一致
海关系统会自动比对：
- 报关单
- 舱单
- 船公司申报数据
任何一点不一致都会触发：
⚠ 风险提示
⚠ 要求修改
⚠ 查验
特别注意：
- 件数一致
- 重量一致
- 箱号一致
- 品名一致
📌 外贸人必须提前核对报关资料 + 舱单信息。
4）催促货代按时申报舱单（尤其截关前 24–48 小时）
舱单最怕“忘了申报”、“来不及申报”，因此你必须在关键节点催一下。
建议的跟进方式：
船开前三天
提醒货代确认是否已准备好申报数据。
船开前一天
确认是否已发送给船司审核。
截关当天前
让货代提供一张“舱单已申报”截图（海关或系统反馈图均可）。
📌 这一步能防止 90% 的低级错误。
5）如涉及敏感货物，提前准备相关资料
例如：
- 带电池产品
- 化工品
- 食品/化妆品
- 医疗器械
- 危险品（DG）
你需提前提供：
- MSDS
- UN No.
- 认证证书（CE、FDA 等）
- 包装方式说明
📌 有些品类海关特别敏感，品名稍微模糊就会驳回舱单。
6）建立“舱单信息确认表”（内部 SOP）
为了长期避免舱单问题，可以建立自己团队的舱单核对表，内容包括：
- 品名是否合规
- 报关信息核对
- 箱号/封号是否正确
- 收发货人信息一致
- 船名航次是否正确
- 是否需要 ENS / AMS / ACI 等附加申报
📌 大部分舱单错误都是因为缺少一个系统化检查。
一句话总结：
舱单顺利申报的关键不是技术，而是信息正确性 + 时间节点把控 + 主动确认。
外贸人做到这 6 点，基本不会出现舱单延误问题。
总结
预配舱单虽然不是外贸业务员亲自申报，但它影响着每一票出口货物能否顺利装船、顺利通关，是整个出口流程中容错率最低的环节之一。
掌握本篇内容，你已经知道：
- ✔ 预配舱单是什么、为什么重要
- ✔ 舱单由谁发送海关，责任主体在哪
- ✔ 舱单的申报时间节点与不同港口的要求
- ✔ 外贸人必须提供哪些关键信息
- ✔ 舱单错误会导致什么严重后果
- ✔ 如何确保舱单精准申报、避免延误与查验
理解越深入，你在出口流程中的专业度就越高，不仅能减少出运风险，也能在客户眼中成为“真正懂流程的人”，让沟通更顺畅、信任度更高。外贸不是比价格，而是比专业。
舱单不出错，就是你专业性的第一步。
