在外贸行业，原材料、汇率、人工、物流价格波动都可能导致企业不得不向客户发出涨价通知。
但涨价信最怕写得生硬、突兀、缺乏理由——不仅会让客户不满，还可能直接影响长期合作。
好消息是：涨价通知其实有固定结构。只要你掌握逻辑、语气和表达技巧，不仅能顺利传达涨价信息，还能保持客户关系稳定。本篇将教你写出真正“客户能接受”的调价通知函。
为什么外贸必须发涨价函？（3 大背景）
在全球供应链持续波动的环境下，外贸企业“被迫涨价”已成为常态。涨价不是单点因素，而是多项成本叠加后的必然结果。向客户发出涨价通知函，是维持合作稳定、确保工厂正常运转的关键动作。以下是外贸行业必须发涨价函的三大核心背景：
1. 原材料价格持续上涨（PU、EVA、尼龙、五金全面提价）
过去几年，箱包行业及相关产品的主要原材料呈现长期上涨趋势：
- PU/皮革类材料：受油价与化工原料影响，涨幅明显
- EVA、PE、PVC 等材料：工厂普遍反馈 5–15% 的增幅
- 尼龙/牛津布面料：受纤维供应紧张与环保监管影响价格上升
- 五金/拉链（特别是 YKK、SBS 等大品牌）也在多次调价
➡ 材料占比高 → 涨价传导快 → 必须调整最终报价
2. 汇率波动侵蚀利润，维持成本平衡成为必要举措
以人民币兑美元为例，外贸企业常常面临：
- 汇率突然下跌 → 美金收入缩水
- 成本按人民币计算 → 直接减少利润
- 长期报价合同风险显著提高
如果不及时调价，很容易出现：
- 利润从 15% → 5% → 甚至亏损
- 大订单越做越亏
- 供应链周转压力加剧
➡ 涨价函是汇率风险管理的必要动作。
3. 海运、人工、包装、能源等综合成本持续上升
不仅是原料，外贸企业的运营成本也在全面增加：
- 海运费：旺季波动巨大，近几年动辄上涨 2–5 倍
- 人工成本：中国与东南亚地区持续上涨
- 包装材料（纸箱、内袋、吊牌）涨幅明显
- 能源费用（电费、蒸汽费、机器运行成本）上调频繁
这些看似“小成本”的组成部分，一年累计下来往往增加 8–20% 的支出。
➡ 为了维持正常供应链和交付品质，涨价成为不得不执行的决策。
外贸调价通知函的核心原则（不流失客户的写法）
在外贸业务中，涨价通知函最容易引发客户的不满或流失。写得越专业、越有逻辑、越体现合作态度，越能降低负面影响。以下是外贸行业中最关键的 5 大写作原则。
1. 先表达感谢，再表达涨价（降低情绪冲击）
涨价本身对客户就是负面消息，因此写法必须“先稳住关系，再传递信息”。
- 先感谢合作
- 再表达理解客户的立场
- 最后再说明调整原因
这样能避免客户第一反应就是抗拒。
示例：
“We truly appreciate your support and long-term cooperation. Due to recent cost changes, we need to make a necessary adjustment…”
2. 解释成本逻辑：透明但不过度披露细节
客户不是拒绝涨价，而是拒绝“没理由的涨价”。
外贸调价函必须呈现：
- 哪些成本上涨（原材料/人工/汇率/物流）
- 上涨趋势持续时间
- 涨价是被动而非主观行为
但也要避免过多细节，让客户抓住把柄谈判。
核心逻辑：
透明但不暴露底价，专业但不失控。
3. 明确写出涨价幅度与范围，避免模糊措辞
不要写：
❌ “我们会适当调整价格”
❌ “近期价格可能上调”
模糊不清只会导致双方后续反复沟通。
应写：
✔ “价格将从 $X → $Y”
✔ “整体上调 5%–8%”
✔ “适用于新订单，不含在途采购”
这样客户才能迅速判断影响范围。
4. 提供缓冲期：让客户感受到合作诚意
涨价通知需要“先说清楚，再给时间”。
常见缓冲措施包括：
- 缓冲期 7–30 天
- 对旧报价延长有效期
- 允许客户趁涨价前下最后一批订单
这会显著降低客户反对情绪，也能加速客户把握最后一波采购。
示例：
“We will keep the current price valid for another 15 days for your convenience.”
5. 给老客户保留“特别政策”（增强合作黏性）
大客户或长期合作客户最担心的是：
“涨价后是不是不重视我了？”
可以提供：
- 小幅涨价
- 部分产品价格不变
- 特别折扣
- 年终返利
- 订单量更大时恢复原价
这样能让客户感受到：
涨价是大环境所迫，但你依然把他当“重点客户”。
外贸涨价函的黄金结构（五段式写法公式）
外贸涨价函之所以难写，是因为它既关系利润，又关系客户关系。
真正专业的涨价函，需要让客户“理解原因、接受调整、愿意继续下单”。
下面这套 五段式写法公式，是外贸企业最常用、回复率最高的结构。
① 感谢客户长期合作（建立温度）
涨价是坏消息，因此开头必须柔和。
表达合作关系 & 尊重，让客户更愿意继续往下读。
示例：
“We truly appreciate your long-term trust and cooperation…”
② 说明外部成本变化（提供合理性）
涨价不能“直接宣布”，必须给理由。
但注意：
✔ 透明，但不需要“过度解释”
✔ 强调“行业普遍涨价”，而不是“我单方面涨”
可提及：
- 原材料上涨（PU、EVA、尼龙、五金）
- 人工成本逐年增长
- 汇率波动
- 物流与包装整体涨幅
示例：
“Due to continuous increases in raw materials and labor costs…”
③ 宣布涨价内容（幅度 + 生效时间 + 范围）
这一段必须清晰、明确、没有歧义。
包含 3 个关键信息：
- 涨价幅度（如 3%、5%、10%）
- 生效日期（如：Effective from March 1st, 2025）
- 适用范围（全部产品 / 部分型号 / 新订单适用）
避免使用模糊词：
❌ “适当调整”
❌ “略有调整”
✔ 必须清楚写明，不给客户误解空间。
④ 稳定客户情绪（给缓冲、给政策）
涨价通知越强硬，客户越容易抵触。
因此这一段的重点是“让客户觉得你考虑了他的利益”。
常见方式：
- 给老客户保留旧价一段时间（例如 15 或 30 天）
- 达到一定数量可维持原价
- 大客户可给予部分特殊支持
示例：
“To support your business, we will keep the old price valid for all orders placed before…”
⑤ CTA（让客户知道下一步该做什么）
涨价函必须有下一步动作，否则客户容易无响应。
高成交 CTA 示范：
- “欢迎在涨价前提前下单锁价”
- “如需新的报价表，请回复确认”
- “如有现货需求，可立即为您预留”
- “我们可协助预估您的下季度需求量”
CTA 是涨价函最容易被忽视，但影响最大的一段。
外贸涨价理由怎么写更容易被接受？（10 种可用表达）
涨价最怕“没有理由”。
多数客户不是不能接受涨价，而是不接受 没有逻辑、说不清的涨价。
以下 10 种涨价理由是外贸场景中最常用、最容易被客户接受、最容易写进涨价函的表达方式，可自由组合使用。
1. 原材料上涨（最常用、最容易理解）
中文表达：
近年来 PU、尼龙、EVA、五金等主材持续上涨，导致整体成本压力不断累积。
英文版本：
Due to the continuous increase in the prices of PU, nylon, EVA, and hardware materials, our overall production cost has risen significantly.
2. 汇率贬值造成利润被压缩
中文表达：
近期汇率波动较大，导致我们在采购与生产端的成本明显上升。
英文版本：
The recent exchange rate fluctuations have increased our purchasing and production costs considerably.
3. 包材供应链涨价（纸箱、胶袋、标签等）
中文表达：
包装材料（纸箱、胶袋、标签等）持续上涨，影响整体成本结构。
英文版本：
Packaging materials such as cartons, poly bags, and labels have increased in price, affecting our total cost.
4. 人工成本上涨（每年固定上涨最容易理解）
中文表达：
由于工厂人工成本普遍上涨，我们的生产费用同步上升。
英文版本：
Labor costs have increased across the industry, resulting in higher production expenses.
5. 环保要求提升导致生产流程变更
中文表达：
受环保要求升级影响，部分生产工序需增加投入以达标。
英文版本：
Stricter environmental requirements have raised our processing costs to ensure full compliance.
6. 海运、快递、拖车费用显著增长
中文表达：
国际海运与本地拖车费用持续上涨，运输端成本大幅增加。
英文版本：
International shipping and local trucking fees have increased significantly, raising the overall logistics cost.
7. 辅料涨价（拉链、五金、织带、线材等）
中文表达：
拉链、五金、织带等辅料不断涨价，使单件产品成本明显增加。
英文版本：
Accessories such as zippers, hardware, straps, and threads have become more expensive, increasing the cost per unit.
8. 工厂固定成本（电费、管理费）全面上涨
中文表达：
工厂运营成本（电费、管理费等）上涨，对整体价格结构有影响。
英文版本：
Factory operating expenses including electricity and management fees have risen, affecting our pricing structure.
9. 上游供应商整体调价导致成本传导
中文表达：
上游供应商已进行整体调价，我们必须相应调整下游价格以维持正常运营。
英文版本：
Our upstream suppliers have implemented price adjustments, which directly affect our downstream costs.
10. 为保证稳定品质与交期，必须提高投入
中文表达：
为确保产品品质与交期稳定，我们需要增加生产投入，因此必须做出价格调整。
英文版本：
To maintain stable product quality and delivery schedules, we need to increase production investment, which requires a price adjustment.
4 类外贸涨价场景 & 应对模板（中英文双版本）
外贸涨价场景不同，写法完全不同。下面为你总结最常见的 4 类情况，并配套 可直接发送的涨价通知函模板（中文版 + 英文版）。
📌 场景 1：产品统一调价（年度 / 季度涨价）
写作要点
- 适合年度调价、季度调价
- 必须保持语气稳重、正式
- 强调“行业整体成本上涨”而非“你个人决定”
- 给客户缓冲期 + 锁价机会
中文模板
尊敬的客户您好，
首先感谢贵司长期以来对我们的支持与合作。
由于近期 原材料（PU/尼龙/五金）、人工费用、包材、运输成本 全面上涨，已超出我司可以承担的范围。为了保持产品品质与交期稳定，我们不得不对部分产品价格进行统一调整。
调价幅度：整体上涨 6%–12%（依不同产品略有区别）
生效日期：自 2025 年 X 月 X 日起执行
为表达对长期合作客户的重视，我们为贵司保留：
👉 在生效日前确认订单，可继续按照原价执行。
如需提前锁价或确认新价格，请随时联系我。
感谢理解，也期待未来继续保持长期稳定合作。
此致
敬礼
[Your Name]
English Version
Dear [Name],
Thank you very much for your long-term support and partnership.
Due to the continuous increase in raw materials (PU/nylon/hardware), labor, packaging, and logistics costs, our overall production cost has risen beyond what we can absorb. To maintain stable quality and delivery, we will implement a general price adjustment.
Adjustment Range: 6%–12% depending on product categories
Effective Date: From XX, 2025
To support our long-term partners, we offer the following privilege:
👉 Orders confirmed before the effective date can still follow the current price.
Please feel free to contact me to lock the current price or request an updated quotation.
Thank you for your understanding.
Best regards,
[Your Name]
📌 场景 2：客户长期未下单 → 需要重新报价
写作要点
- 温和提醒报价已过期
- 重点强调材料价格变化
- 给两种价格：参考价 + 下单锁价价
中文模板
尊敬的 [客户名] 您好，
此前的报价由于已经超过有效期，且近期材料成本（布料、五金、包装）上涨明显，因此我们需要为您更新最新报价。
为方便您评估，我们提供两种方案：
1）参考价格（基于当前市场成本）
2）下单锁价（在 7 天内确认，可保留更优惠价格）
请告知您当前的数量或目标价格，我们将立即更新报价。
期待能继续推进合作。
English Version
Hi [Name],
The previous quotation has expired, and due to recent cost increases in fabric, hardware, and packaging, we need to update the pricing for your review.
We can offer two options:
- Reference Price (based on current costs)
- Lock-in Price (valid for 7 days with preferential terms)
Please let me know your target quantity or budget so we can update the quotation immediately.
Looking forward to working together again.
📌 场景 3：客户压价 → 你用涨价信稳定价格
写作要点
- 不是直接涨价，而是“用成本透明度+行业涨幅”让对方理解价格不能再降
- 让客户意识到你已经在低点
- 提供小幅优惠作为合作诚意
中文模板
Hi [客户名]，
关于您提出的价格，我们已再次向工厂确认。目前材料（PU/尼龙/五金）、人工和包装成本均有上涨，现有报价已经是我们能提供的最优价格区间。
为了支持贵司项目，我们可以提供：
👉 小幅优惠（1%–3%）或在数量达到 X PCS 时给予折扣。
在保证品质与交期的前提下，我们无法再进一步降价，敬请理解。
English Version
Hi [Name],
Regarding your requested price, we have rechecked with our factory. Due to the increases in material, labor, and packaging costs, our current quotation is already the most competitive range we can offer.
To support your project, we can provide:
👉 A small discount (1%–3%) or additional discount when quantity reaches X PCS.
To maintain quality and delivery reliability, further price reduction is not possible. Thank you for your understanding.
📌 场景 4：材料突然大涨 → 必须紧急调价（短效通知）
写作要点
- 用“行业突发事件”作为理由
- 强调“不调价无法维持品质”
- 保证“当前订单不受影响”
中文模板
尊敬的 [客户名]，
由于近期 （如：PU/海绵/尼龙/五金） 材料价格突然大幅上涨（涨幅 X%），并且供应商已临时调整价格，我司不得不对相关产品进行临时调价。
调价幅度：X%
生效日期：立即 / 自 X 月 X 日起
所有 已确认订单 将按原价执行，不受影响。
如需我们协助重新核算成本，请告知具体数量，我们将第一时间提供新报价。
感谢理解。
English Version
Dear [Name],
Due to the sudden and significant price increase of (PU/foam/nylon/hardware) by our upstream suppliers (increase of X%), we must temporarily adjust the prices for related products.
Adjustment Range: X%
Effective Date: Immediate / From XX
All confirmed orders will remain at the original price.
If you need recalculated costs based on your planned quantity, we can update the quotation immediately.
Thank you for your understanding.
英文涨价通知函模板（4 类实战场景）
📌 场景 1：年度统一调价（普涨）
Subject: Price Adjustment Notice Effective from March 1st
Dear [Name],
Thank you very much for your continuous support throughout the past year. We truly appreciate the trust and cooperation between our teams.
Due to the continuous increase in raw material costs (PU, nylon, hardware accessories), labor, packaging, and logistics, our production cost has risen significantly. In order to maintain product quality and stable delivery, we have to make a slight price adjustment.
The new price will take effect from March 1st, with an average increase of 3–8% depending on the item.
To support our long-term partnership:
- Current prices can still be applied for orders placed before Feb 28th
- Your key running items will enjoy a special support policy
- We will continue to keep delivery lead time stable
Please feel free to contact us if you need an updated quotation or wish to place orders before the adjustment date.
Thank you again for your understanding and continued cooperation.
Best regards,
[Your Name]
📌 场景 2：客户长期未下单，需要重新报价
Subject: Updated Quotation Based on Current Material Costs
Dear [Name],
Hope you are doing well.
We noticed that your last order was placed a while ago, and since then, the costs of key materials (PU, fabric, hardware) and labor have increased across the supply chain.
To ensure accurate pricing and stable quality, we have updated the quotation for your previous items. The new prices reflect the current cost structure and will remain valid for the next 30 days.
If you are planning any upcoming orders, please let us know your target quantity so we can prepare the most favorable offer accordingly.
Thank you for your understanding. Looking forward to your feedback.
Best regards,
[Your Name]
📌 场景 3：客户压价，你需要稳住价格底线
Subject: Updated Price Based on Current Production Cost
Dear [Name],
Thank you for your feedback and for sharing your target price.
We have carefully re-evaluated the production cost, including materials, labor, and packaging. Due to the recent increase in PU, lining, and hardware components, the current offer is already our best possible price while ensuring quality and delivery stability.
To support your market competitiveness, we can provide:
- Small adjustment based on order quantity
- Alternative material options
- Revised packaging to reduce cost
If you can share your target order volume or preferred cost range, we will do our best to offer a solution that works for both sides.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
📌 场景 4：材料突然大涨，需要紧急调价
Subject: Important Notice: Cost Increase from Suppliers
Dear [Name],
This is an important update regarding the recent cost changes from our material suppliers.
There has been a sudden price increase in PU, EVA, nylon fabric, and hardware accessories, with some categories rising by 12–25%. This directly impacts our production cost and makes it impossible to maintain the previous pricing.
Starting from [date], the new price will apply to all new orders.
However, to support your business:
- Current price will be honored for orders confirmed before [deadline]
- We can prioritize production to ensure timely delivery
We truly appreciate your understanding during this unexpected industry-wide adjustment.
Please contact us for updated quotations.
Best regards,
[Your Name]
如何降低客户对涨价的敏感度？（实战技巧）
涨价本身不可避免，但客户对涨价的“情绪反应”是可控的。你要做的不是隐藏涨价，而是让客户接受涨价、理解涨价、并愿意继续合作。以下 5 个技巧实操效果极佳。
1. 给“提前下单锁价”的机会（最有效的缓冲手段）
客户最怕突然涨价，因此你可以提供一个“提前锁价窗口”：
- 允许客户在 7–30 天内按旧价下单
- 鼓励客户提前采购安全库存
- 让客户觉得你站在“合作方”而不是“收费方”
示例表达：
“Orders placed before March 15th can still enjoy the current price.”
这种策略能显著降低客户对涨价的抵触情绪。
2. 采用“分阶段涨价”，让涨幅更容易接受
一次性上涨 10% 与两次各涨 5% 的感受完全不同。
如果客户对涨价敏感，可以提供更柔和的方式：
- 第一个月涨 3–5%
- 第二个月再涨剩余部分
客户会更愿意接受，并能更容易消化成本。
3. 给老客户保留 30/60 天特殊价格（增强长期合作感）
老客户不喜欢被“突然对待和新客户一样”，你可以给他们：
- 30 天旧价
- 60 天过渡价
- 仅限长期合作客户的“VIP 稳价权益”
这能增强黏性，让客户觉得你珍惜合作关系。
示例：
“For long-term partners like you, we will keep the current price valid for 45 days.”
4. 用“增值服务”代替“直接涨价”
如果客户对涨价极度敏感，可以用替代价值缓冲：
- 提供更快交期
- 免费提供更好的包装
- 协助产品拍照、视频素材
- 提供打样费用优惠
把涨价从“成本增加”变成“服务升级”，客户通常更容易接受。
5. 让客户明白涨价是供应链整体行为，而不是你单方决定
客户最害怕的是“被你的公司单独涨价”。
因此，要强调：
- 这是行业普涨（原材料、人工、物流）
- 所有供应商都在调整
- 你已经尽力吸收大部分涨幅
- 涨价是为了维持品质、交期和稳定供应
示例：
“The adjustment is due to industry-wide cost increases, not an individual decision from us.”
这能让客户意识到：涨价不是你愿不愿意，而是不得不执行。
Conclusion（结语）
涨价通知函没有绝对标准，但它有一套经过验证的 黄金写法逻辑——
不是简单地告诉客户“我们要涨价”，而是通过 结构、理由、情绪管理与替代方案，让客户愿意理解并继续选择与你合作。
真正的涨价高手，不靠强硬，而靠“可解释性”与“可接受性”。
当你掌握本篇文章的写法框架，你就能做到：
- 不牺牲利润——涨价有理、有据、有节奏
- 不流失客户——让涨价变成双方都能接受的调整
- 不损害专业形象——用透明、稳重、可信的表达方式沟通
- 不破坏合作关系——让客户觉得你依然是值得长期合作的伙伴
外贸不是比谁价格低，而是比谁更专业、更稳、更能解决问题。
价格可以调整，但信任必须稳定。
当你会写一封真正“能被接受的涨价函”，你就已经超越了绝大多数业务员。