在外贸业务中，客户迟迟不付款的情况并不少见。既影响资金流，又考验你的沟通技巧。
你是选择硬催、等消息，还是用更高情商的方式，让对方主动付款？本文将拆解原因、提供实用催款策略，并附上英文邮件模板，帮助你在维护关系的同时拿回货款。
先搞清楚客户不付款的真实原因
在跟进前，先判断客户不付款的背后动机和真实情况，这能帮助你用对策略，而不是一味催促。
1. 资金周转困难
- 客户可能遇到短期现金流压力，比如应收账款回款慢、订单积压。
- 表现特征：主动解释付款延迟原因，提出分期或延期付款请求。
- 应对建议：评估客户信用，可考虑分批发货、分期付款或缩短账期。
2. 货物/服务存在争议
- 可能是产品质量、数量、运输损坏等问题未解决，客户以此为由拒付或拖付。
- 表现特征：催款时反复提到问题细节，但不主动提付款。
- 应对建议：先解决争议并形成书面确认，再进入催款流程。
3. 流程延误
- 客户公司内部审批流程复杂，付款需多级签字或跨国总部确认。
- 表现特征：明确承认会付款，但反复提到“流程还在走”。
- 应对建议：与客户财务部门直接沟通，提供所需文件，帮助加快审批。
4. 恶意拖欠
- 客户有资金但故意占用你的货款，甚至有赖账风险。
- 表现特征：不接电话、不回邮件、推脱借口多且模糊。
- 应对建议：保留所有证据，按合同及法律程序推进，必要时中止合作。
📌 实操判断方法：
- 查看对方以往付款记录（是否一贯及时）。
- 分析订单金额与对方账期安排是否匹配。
- 对比客户在行业内的口碑与信用评价。
- 通过第三方（同行、代理、信用调查机构）获取对方经营状况信息。
根据客户类型制定不同催款策略（扩展版）
老客户偶尔延迟
客户特征：合作多年，付款记录良好，偶尔因节假日、流程疏忽或人员变动而延迟付款。
常见表现：
- 过去几乎准时付款
- 延迟时间通常不长
- 没有回避沟通，回复较积极
沟通策略：
- 以关心为主，先确认是否遗忘或被流程耽误
- 保持温和、无压力的语气，避免破坏长期信任
- 提醒时可以附上发票或账单，方便客户查找
英文高情商示例：
It seems the payment might have slipped your mind. Shall I resend the invoice for your convenience?
Just a gentle reminder about the payment for invoice #1234 — please let me know if you need any supporting documents.
注意事项：不要急于施压，先用软性提醒，如果对方超过预期仍未付款，再逐步加大催款力度。
新客户首次延迟
客户特征：合作不久，信用记录不明，有时因不熟悉付款流程或试探你的底线而延迟。
常见表现：
- 对付款条款理解不够明确
- 对账、财务流程慢
- 可能在同时比较其他供应商
沟通策略：
- 保持礼貌但要明确付款要求
- 重申合同付款条款和日期
- 要求对方给出确切付款时间，并记录在案
英文高情商示例：
As this is our first cooperation, we kindly request the payment to be completed by [date] so we can proceed with the shipment.
Could you please confirm the exact payment date so we can align our production and delivery schedule accordingly?
注意事项：新客户延迟时不要轻易放宽账期，确保首单资金安全。
长期拖欠型客户
客户特征：多次拖延，常用各种理由推迟，有时故意占用资金。
常见表现：
- 账期外长期未付
- 借口频繁（审批没过、财务休假、银行问题等）
- 避免正面回复付款日期
沟通策略：
- 先友好提醒，再发正式书面催款函
- 缩短账期或改为预付款模式
- 明确说明不付款的后果（停止发货、法律途径等）
英文高情商示例：
We noticed there are still outstanding payments for invoices #1234 and #5678. Please arrange settlement by [date] to avoid impacting future shipments.
Kindly note that further shipments may be placed on hold until the pending payments are cleared.
注意事项：沟通时态度要坚定，不给无限拖延的空间，必要时通过第三方催收或法律手段介入。
大客户（体量大但流程慢）
客户特征：订单金额大、频率高，但付款流程冗长，需要多部门审批。
常见表现：
- 延迟付款是常态
- 需要多轮文件确认
- 对合作关系依赖较高，但不会为了速度改变流程
沟通策略：
- 主动提供对方付款所需的全部文件
- 定期跟进，保持在客户财务的“视线”中
- 提前介入，协助推动内部审批
英文高情商示例：
We understand your payment process requires multiple approvals. Could we assist by sending any additional documents or confirmation letters?
Just following up on the payment status for invoice #1234 — has it been scheduled in your upcoming payment run?
注意事项：不要情绪化催促，保持专业，做“流程推动者”而不是“催款烦人精”。
有争议订单
客户特征：
- 对货物质量、数量、规格或运输过程有异议
- 可能已提交投诉或要求补货/退货
- 付款作为谈判筹码被暂时搁置
常见表现：
- 回复中频繁提到“问题解决后再付款”
- 要求提供补救措施或赔偿方案
- 慢于提供确切的付款时间
沟通策略：
- 优先解决争议：先确认问题事实，收集证据（照片、视频、第三方检测报告）
- 给出明确处理方案：换货、补货、折扣或其他补偿方式
- 设定时间节点：在处理方案中明确付款与解决问题的时间关系
- 保持书面记录：确保邮件或文件中留存协议，防止后续争议
英文高情商示例：
Once we finalize the replacement schedule, we can proceed with the payment accordingly.
We understand your concerns about the damaged items. We will ship the replacements by [date], and kindly request the payment be arranged upon dispatch.
Let’s settle the replacement plan today so we can move forward with the payment process smoothly.
注意事项：
- 切忌在争议未解决时一味催款，否则容易加剧对立
- 在处理争议时体现责任感，避免客户觉得你在推卸
- 对重大争议可考虑第三方仲裁，确保公平性
高情商英文催款邮件模板
温和提醒型
适用场景：
- 老客户偶尔延迟付款
- 对方可能只是忘记或流程延误
- 希望维持良好关系，不给客户过大压力
沟通原则：
- 语气友好：避免指责或催促感过强
- 带有关心：可附带问候，显得更有人情味
- 提供便利：可附上发票或付款链接，减少对方找资料的时间
英文模板 1（邮件简短版）：
Subject: Friendly Reminder – Payment for Invoice #12345
Hi {{Name}},
Just a quick note to remind you the payment for invoice #12345 is due on [date].
Please let me know if you need me to resend the invoice.
Best regards,
{{Your Name}}
英文模板 2（带关心版）：
Subject: Gentle Reminder – Payment for Invoice #12345
Dear {{Name}},
I hope everything is going well on your side.
I just wanted to follow up regarding the payment for invoice #12345, which is due on [date].
Please let me know if you need any details or documents to proceed.
Warm regards,
{{Your Name}}
英文模板 3（附带便利版）：
Subject: Payment Reminder – Invoice #12345
Hi {{Name}},
This is a friendly reminder that the payment for invoice #12345 is due on [date].
For your convenience, I’ve attached the invoice again here.
Kindly confirm once the payment is arranged.
Thank you,
{{Your Name}}
注意事项：
- 避免使用 “overdue” 这样直接强调逾期的字眼（第一次提醒时）
- 保持简洁，不要在第一封提醒里夹带其他议题
- 尽量使用 Friendly / Gentle Reminder 而非 Urgent Payment Notice
紧迫跟进型
适用场景：
- 付款已逾期一段时间（如 7-30 天）
- 客户有一定合作基础，但多次提醒后仍未付款
- 需在保持礼貌的前提下，传递明确的紧迫感
沟通原则：
- 直接点明逾期：让客户明确意识到付款已超时
- 给出具体期限：如“本周内”、“48 小时内”
- 强调影响后果：如未来发货可能延迟、信用受影响
- 保持礼貌但坚定：不情绪化、不带威胁感
英文模板 1（简洁直接型）：
Subject: Urgent: Payment for Invoice #12345 Overdue
Hi {{Name}},
We noticed the payment for invoice #12345 is overdue by [X] days.
Could you please arrange the transfer by [具体日期] to avoid any delay in your future orders?
Thank you for your prompt attention.
Best regards,
{{Your Name}}
英文模板 2（带合作关系强调型）：
Subject: Immediate Attention Required – Payment for Invoice #12345
Dear {{Name}},
I hope everything is going well on your side.
As a valued partner, we wanted to let you know that the payment for invoice #12345 is now overdue by [X] days.
We would appreciate it if you could arrange the payment by [具体日期] so that we can continue processing your upcoming orders without interruption.
Please confirm once the transfer has been made.
Warm regards,
{{Your Name}}
英文模板 3（带潜在影响提示型）：
Subject: Overdue Payment Notice – Invoice #12345
Hi {{Name}},
This is a reminder that the payment for invoice #12345 has been overdue by [X] days.
Kindly arrange the payment no later than [具体日期] to ensure that your scheduled shipments are not delayed.
For your reference, I’ve re-attached the invoice here.
Looking forward to your confirmation.
Best regards,
{{Your Name}}
注意事项：
- 邮件主题中加入 Urgent / Immediate Attention 可提升打开率
- 给出 明确截止时间（而不是模糊的“ASAP”）
- 可以附上发票/付款信息，减少客户“找不到资料”作为借口
- 如果第二次提醒仍无反应，可考虑升级到“最后通牒型”
最后通牒型
适用场景：
- 客户多次承诺付款但未执行
- 已发送温和提醒 & 紧迫跟进邮件，仍无实质回应
- 欠款金额较大或涉及合同风险
- 需要明确告知后果（暂停发货、法律行动等）
沟通原则：
- 引用合同或付款条款：增加法律效力与说服力
- 设定最终期限：最后的付款日期必须明确
- 写明后果：停止供货、暂停生产、收取滞纳金、法律追诉
- 语气正式但保持专业：避免情绪化用词，保持冷静坚定
英文模板 1（直接法律依据型）
Subject: Final Notice – Overdue Payment for Invoice #12345
Dear {{Name}},
As per our signed agreement, the payment for invoice #12345 is now [X] days overdue.
If we do not receive the payment by [final date], we will have no choice but to suspend all pending shipments and may proceed with legal recovery measures as stipulated in our contract.
Please confirm once the transfer has been completed.
Regards,
{{Your Name}}
英文模板 2（保留合作关系型）
Subject: Urgent Final Reminder – Payment for Invoice #12345
Hi {{Name}},
We highly value our business relationship. However, the payment for invoice #12345 remains overdue by [X] days.
To avoid interruption of service and future orders, we kindly request that the payment be made by [final date].
After this date, we will have to place your account on hold until the balance is cleared.
Thank you for your immediate attention.
Best regards,
{{Your Name}}
英文模板 3（合同与后果双重强调型）
Subject: Final Payment Request – Invoice #12345
Dear {{Name}},
According to the terms of our agreement, payment for invoice #12345 was due on [original due date]. As of today, it is [X] days overdue.
If the payment is not received by [final date], we will suspend all current shipments and reserve the right to apply late payment charges as per the contract.
We hope to resolve this matter amicably and continue our cooperation.
Regards,
{{Your Name}}
注意事项：
- 在发最后通牒前，最好先通过电话/视频确认客户的立场，避免误解
- 邮件内容要 正式 + 明确，最好附合同付款条款截图或发票扫描件
- 如果金额较大，可同时抄送（CC）客户的 财务主管 / 采购经理 / 上级
- 发出最后通牒后，若仍无回应，可直接进入法律/仲裁流程
减少客户拖款的预防措施
1. 签约前做信用调查
- 通过 第三方信用调查机构（如 Dun & Bradstreet、QCC、ImportGenius）查询客户注册信息、财务状况、历史贸易记录
- 关注对方是否有 长期延迟付款或法律纠纷 的记录
- 询问同行或物流公司，获取客户过往合作的口碑反馈
2. 新客户首单采用预付款或 L/C
- 预付款比例：建议首单采用 30%-50%预付款 + 余款发货前付清
- 信用证（L/C）适用于大额订单，可保障收款安全
- 对金额较小但风险不明的客户，可使用 PayPal、Wise 等先付款后发货 方式
3. 合同中明确付款条款与逾期利息
- 在合同中清楚写明：付款条件（如 N30、N60）、起算日、付款方式
- 加入 Late Payment Penalty（逾期利息） 条款，例如 “2% interest per month on overdue amount”
- 明确 货物所有权转移时间（所有权在全额付款后才转移）
4. 使用第三方托管平台或信用保险
- 托管平台（Escrow Service）：如 Alibaba Trade Assurance、Escrow.com，可保障资金先存管，验货无误再放款
- 出口信用保险（Export Credit Insurance）：适合长期、大额合作客户，可降低坏账风险
- 与银行合作，使用 Forfaiting 或保理服务，提前回笼资金
5. 定期回顾客户付款记录，提前预警
- 建立 客户付款评分机制（付款及时率、逾期天数、争议次数）
- 每季度审查一次客户的信用状况和财务健康度
- 一旦发现付款延迟趋势，提前调整账期、减少发货风险
📌 实操建议：
- 对“高风险客户”采用 小额多批发货，减少一次性资金占用
- 在催款前确保 所有文件、发票、收货证明齐全，避免被对方以手续不全为由拖延付款
催款中的沟通原则
1. 保持专业和礼貌，不情绪化
- 无论对方拖款多久，都要避免使用指责、威胁性语言
- 语气 中立 + 事实导向：用客观数据（到期日、金额、合同条款）代替情绪化表达
- 让客户感受到你是 合作伙伴而非催债人，避免破坏长期关系
2. 先确认对方是否收到发票
- 首封催款邮件可以是 确认性 信息，例如：
“Just checking if you’ve received our invoice #12345 issued on [date].” - 若未收到，第一时间重新发送，并附上付款指引
- 确认对方财务部门或负责人已接收，避免“没看到”成为拖延理由
3. 提供多种付款方式，减少对方借口
- 常见方式：TT 电汇、PayPal、信用卡、Wise、LC
- 在邮件中列出选项，例如：
“You may choose bank transfer, PayPal, or Wise — whichever is most convenient for you.” - 对外汇管制严格的国家，可建议分批付款或使用第三方收款平台
4. 所有催款沟通留痕（邮件、聊天记录）
- 优先 邮件沟通，因为更具法律效力
- 聊天工具（WhatsApp、WeChat）用于快速提醒，但要在邮件中再次确认
- 保存所有往来记录，必要时可作为仲裁或法律证据
5. 分阶段升级催款力度
- 阶段 1：温和提醒（Due Date 前 1-2 天）
- 阶段 2：正式催款（逾期 7-14 天）
- 阶段 3：强硬催款 + 暂停发货（逾期 30 天以上）
- 阶段 4：法律介入（仲裁、律师函）
📌 实用建议：
- 建立 催款话术模板库，根据不同逾期天数和客户类型快速调用
- 在提醒中巧妙 附带合作价值（如新品信息、优惠）以保持关系温度
结语：催款是技术活，也是关系管理
外贸客户不付款，并不意味着一定恶意拖欠。聪明的业务员懂得用分层策略催款：先找出原因，再用合适的语气与话术，让客户既愿意付款，又保持合作关系。
记住，催款不是一场硬碰硬的战争，而是一场精准的关系管理。