怎么做外贸订单？从接单到发货的完整流程

第一次做外贸订单，不知道从哪里开始？别慌，其实流程并不复杂，只要你掌握了每一个关键节点。本文将系统讲解“外贸订单是怎么做的”，从询盘到出货再到收款，一条龙梳理清晰流程，助你快速变身外贸高手。

外贸订单的前期准备（Before You Even Quote）

在收到客户询盘前，你必须做好充分准备。这一步决定了你是否能及时响应询盘、赢得客户信任，并顺利推动订单进展。

• 明确目标市场及客户需求（价格敏感？质量要求？交期？）
  
  不同市场关注点不同。比如南美客户可能对价格更敏感，欧洲客户更关注环保认证和交期准确性。你需要：
  • 确定目标国家及行业类型
  • 收集目标客户常问的问题（如是否支持小订单？交期能否控制在30天？）
  • 预判客户更看重价格还是品质，调整报价策略
• 准备报价资料（含税/不含税，EXW/FOB/CIF）
  
  客户收到第一封报价的体验至关重要。建议提前准备以下文件：
  • 报价单模板（Excel 或 PDF格式），包含单位价格、付款方式、交货条款、交期等信息
  • 根据不同客户需求，提供不同报价形式：含税出厂价、不含税工厂价、FOB、CIF等
  • 统一汇率或按美元报价，避免汇率波动导致误解
• 建立产品资料库（英文报价单、产品参数、证书、样品照片）
  
  “资料齐全”体现的是你的专业度与可信度，建议准备：
  • 产品规格书（含尺寸、材质、功能）
  • 高清产品图（含白底图和应用场景图）
  • 检测报告、CE/FDA等认证（如适用）
  • 公司介绍 & 样品政策说明
• 确认公司是否具备出口权及报关能力（或配合外贸公司/代理）
  
  若你是生产型企业或新公司，务必确认：
  • 是否具备出口资质？是否开通了进出口权？
  • 是否了解报关流程？是否需要委托报关行？
  • 是否可以独立收外汇？若不能，可配合出口代理公司操作

⚠️ 提示：在客户开口前把这些基础准备好，不仅提升效率，还能避免在报价后临时手忙脚乱、影响专业形象。

外贸订单流程全解（标准步骤）

Step 1：接收询盘与报价（Inquiry & Quotation）

客户发来第一封询盘，是你成交之路的起点。这一步，响应速度、专业度和清晰的报价信息，决定了客户是否继续与你沟通。

• 快速响应客户询盘，推荐相应产品
  • 保持工作日24小时内回复，尽可能当天响应
  • 认真阅读客户的需求信息（规格、数量、包装、使用场景等）
  • 若对方信息不明确，可先询问具体要求再做推荐
  • 结合你方优势，提供1-3款最匹配的产品推荐，并附上基础资料（产品图、规格参数）
• 价格组成（工厂价 + 利润 + 运费 + 其他成本）
  • 计算清楚出厂价（含税 / 不含税），加上合理利润空间
  • 若客户要求 FOB 或 CIF，需添加当地运输费用、拖车费、报关费、海运费、保险等
  • 根据不同报价形式，提供明细或总价，保持透明性
• 明确报价有效期、付款方式、交期、最小起订量（MOQ）
  • 报价单中务必注明：
    • Validity（有效期，一般7天/15天）
    • Payment Term（如 T/T 30% 预付，70% 提单前付清）
    • Lead Time（一般是样品确认后XX天）
    • MOQ（最小起订量，如1000pcs/款/色）
  • 若可灵活调整，也可注明“MOQ 可协商，具体视订单情况定”

🔍 小贴士：

• 使用标准报价模板，提高专业感
• 使用 ChatGPT 辅助撰写邮件正文或报价说明，可以提升语法与表达质量
• 可使用报价邮件跟踪工具（如 Mailtrack）了解客户是否已查看

Step 2：确认订单（Order Confirmation）

当客户确认采购意向后，就进入了订单确认环节。这一步，重点在于落实细节、确保信息对称，并完成前期收款。

• 签署 PI（Proforma Invoice）
  • 向客户发送形式发票（PI），包含所有关键信息：
    • 产品名称、型号、规格
    • 单价、总价、货币单位
    • 数量、起订量、总金额
    • 付款方式、银行账户信息
    • 交货条款（EXW/FOB/CIF等）
    • 发货时间、装运港、目的港
  • 客户确认后签署 PI，并返回盖章件（或确认邮件即视为生效）
• 确认产品细节：规格、颜色、包装、LOGO
  • 若为定制订单，需落实如下细节：
    • 材质、尺寸、颜色代码（如Pantone编号）
    • 包装方式（OPP袋、彩盒、外箱尺寸/标识等）
    • 是否有 LOGO 印刷，提供 AI 文件或高清图稿
  • 若有样品确认流程，必须保留客户签字的确认记录（邮件或纸质）
• 客户付款（通常是30%定金，70%余款）
  • 按照合同或 PI 条款，客户支付首付款（一般为30%）
  • 建议使用正规收款渠道（如公司账户、Payoneer、Wise等）
  • 收到款项后再开始备料、生产
  • 提醒客户：尾款通常在出货前或收到提单副本后支付

🔍 提示：

• 若客户迟迟未支付定金，可适当跟进并确认是否遇到流程或审批问题
• 使用 Excel 或 CRM 工具记录每一笔付款状态和约定条款

Step 3：生产与质量控制（Production & QC）

订单确认并收到定金后，即进入生产阶段。此阶段不仅要确保准时交货，还要重视品质管控，防止因质量问题产生退货、索赔等风险。

• 安排排产，预计完成时间
  • 将订单交由工厂/生产部排产，确认开工日期和交货时间
  • 如有原材料采购周期长、旺季产能紧张等情况，要提前规划
  • 将交期反馈给客户，保持透明沟通，避免延误纠纷
• 过程质检（中检）、出货前验货（终检）
  • 中检（In-line Inspection）：
    • 生产中期检查关键参数，发现问题可及时纠偏
    • 如是大订单或复杂产品，中检尤为重要
  • 终检（Final Inspection）：
    • 成品包装完毕后抽检数量、外观、功能等
    • 按照 AQL 标准进行抽样，确保符合出货要求
• 可配合第三方验货机构（如 SGS、BV）
  • 若客户要求第三方验货，可安排专业机构进行：
    • 常见机构：SGS、Bureau Veritas（BV）、Intertek 等
    • 客户一般承担费用，验货通过后方可发货
  • 若客户不要求，也可主动安排第三方检测提升信任度

📌 补充建议：

• 每批货保留清晰照片及质检报告，便于后期处理争议
• 若为首次合作客户，建议邮件同步部分质检过程，增强信任

Step 4：出货与单证处理（Shipping & Documentation）

生产完成并通过质检后，即进入发货及单证处理阶段。这一环节不仅关系到货物能否顺利抵达客户手中，也关系到出口合规性与后续退税。

• 定舱发货（FCL/LCL、空运、快递）
  • 根据客户要求选择发货方式：
    • 海运整柜（FCL）或拼箱（LCL）
    • 空运适合小批量、紧急订单
    • 快递（如DHL/UPS）适合样品、小包件
  • 与货代确认装柜/提货时间、出发港与目的港
  • 若条款为 FOB，需提前通知客户安排订舱与提货
• 准备出货单证
  • 商业发票（Commercial Invoice）：列明产品名称、数量、单价、总价等
  • 装箱单（Packing List）：注明包装细节（净重/毛重、体积、包装方式）
  • 提单（Bill of Lading）：海运常用；空运用 AWB（Air Waybill）；快递使用Tracking No.
  • 原产地证（CO、Form A/E等）：部分国家进口可享关税优惠
  • COA（Certificate of Analysis）、MSDS、安全证书：视产品类别及客户要求提供
• 若需出口退税，务必准备合规单据
  • 需配合出口报关：报关单、核销单、运输单据等
  • 企业必须具备出口退税资质
  • 向客户开具13%增值税专用发票，确保货物与票据一致

📌 提示：

• 建议出货前将主要单据发送给客户预览，避免因信息错误导致清关问题
• 单证可交由货代或外贸代理协助办理，确保合规性与时效性

Step 5：收尾与收款（After-shipment & Payment Collection）

订单已发货，后续的跟进与收款同样重要。很多外贸纠纷、坏账、客户流失都出现在这一步。做好收尾与客户管理，是形成长期合作的关键。

• 通知客户发货，提供跟踪号或提单扫描件
  • 发货后及时通过邮件告知客户
  • 海运：提供提单号或提单副本（扫描件/PDF）
  • 空运/快递：提供运单号和追踪链接
  • 若为信用证结算，注意按信用证要求寄出全套单据
• 协助客户清关、结清余款
  • 主动提供装箱单、发票、原产地证等清关文件
  • 若客户有问题（如HS编码、报关价值等），及时协助答复
  • 若为T/T付款：提醒客户结清尾款（如70%余额）
  • 若为DP、OA等信用方式：持续跟进回款进度，避免坏账
• 建议记录交易全流程并做好客户管理（CRM）
  • 将该订单的重要节点、文件、邮件记录统一存档
  • 客户备注：付款习惯、反馈建议、样品喜好等
  • 可用CRM（如Hubspot、Zoho）或Excel建立客户档案
  • 为后续复购、交叉销售、促销活动打好基础

📌 补充提示：

• 发货后2~3天可主动询问客户是否收到文件
• 对于长期客户，建议定期发送新产品信息或优惠方案

常见外贸订单术语解析（新手必懂）

外贸沟通中经常会遇到各种缩略词，如果你是刚入行的新手，下面这些术语必须掌握，否则容易理解错、报价错、甚至接错单。

🔹 PI（Proforma Invoice） vs PO（Purchase Order）

• PI：形式发票 / 形式报价单
  • 卖方（你）发出的报价确认单
  • 表明产品、价格、数量、交期、付款方式等
  • 是客户付款或下单的依据，但非正式合同
• PO：采购订单
  • 买方发出的订单确认
  • 表明客户正式下单
  • 一般 PI → 客户确认 → 形成 PO

🔹 MOQ（Minimum Order Quantity）

• 意为“最小起订量”
• 反映生产/打样的基本成本门槛（例如：最低起订500件）
• 原因包括：
  • 材料起订量
  • 模具/开版费用摊销
  • 物流打包效率
• ⚠️ 新手客户可以尝试沟通是否支持“小单试单”

🔹 EXW / FOB / CIF 是什么？（Incoterms核心术语）

• EXW（工厂交货）：买方承担一切风险和费用，从工厂提货开始
• FOB（船上交货）：卖方负责出口报关和装船，适合出口经验较多的卖家
• CIF（成本+保险+运费）：卖方负责到目的港的全部费用和保险
• 不同条款决定了谁承担运输成本、风险与责任

🔹 常见外贸付款方式对比

⚠️ 新手建议前几单尽量采用 T/T 或 L/C，谨慎使用 D/P、O/A。

外贸订单过程中容易踩的坑（提前避雷）

做外贸，细节决定成败。哪怕你已经接到订单，也千万不能放松警惕。以下是常见的“外贸坑点”，踩一个就可能导致订单黄掉、客户流失、资金受损。

🔹 客户催单但未付款：务必先收定金

• 很多买家会说“着急出货”“快安排生产”，但迟迟不付钱
• 没有收到定金前，千万不要安排生产或订材料
• 建议付款比例、时间节点在 PI 中写清楚

🔹 没有写明交期和责任方，出问题时扯皮

• 比如：“交期30天”到底是从付款日还是确认图纸日开始算？
• 建议在报价单或PI中注明：交期起始点 + 延迟交期责任划分
• 对于定制产品，最好附带图纸确认日期

🔹 报价时未注明有效期，客户拿旧价格谈判

• 原材料价格波动大，尤其是金属、化工、纸类等行业
• 建议所有报价单都写上“报价有效期30天”或具体截止日期
• 超期报价需重新确认，否则利润可能被压没

🔹 忽略清关要求或目的国认证，导致退运或拒收

• 某些国家（如巴西、印尼、埃及）清关要求严格，需特别单证
• 部分行业（如玩具、电子、电池）需提供CE、FCC、MSDS等证书
• ⚠️ 建议提前向客户确认清关资料和认证要求，避免退运损失

外贸订单实用工具推荐

做外贸订单不仅要会报价、谈判和发货，还要会“用对工具”。选对工具可以帮你节省时间、提升专业度、降低出错率。

🔹 邮件工具：Gmail + Snov.io外贸软件

• Gmail：稳定、国际通用，适合与海外客户沟通
• Snov.io：集邮箱查找、验证、开发信自动发送与跟进为一体，是外贸业务员的获客利器
• 可结合邮箱分组、标签系统提高沟通效率

🔹 报价制作：Excel模板 + Canva制图

• Excel：可制作标准化的英文报价单、价格计算表
• Canva：用于设计产品彩页、公司介绍PPT、报价封面页等
• 专业美观的报价资料更能赢得客户信任

🔹 单证生成：Xero / 阿里单证通 / 自建模板

• Xero：国际通用的财务与单证系统，适合有出口频率的公司
• 阿里单证通：适合初创阶段的中小外贸商使用
• 自建Word/Excel模板：可灵活调整，适合做PI、Packing List、CI等基础单证

🔹 客户管理系统：Hubspot CRM / Zoho CRM

• Hubspot CRM：支持邮件集成、客户分级、跟进提醒，免费版功能也够用
• Zoho CRM：适合有销售团队的外贸企业，支持线索转客户、阶段管理等
• 替代传统的“用Excel记客户”方式，更清晰、不丢单

🔹 语言辅助工具：DeepL + ChatGPT

• DeepL：翻译准确，语气自然，适合翻译产品资料或客户邮件
• ChatGPT：可辅助撰写或润色英文开发信、报价邮件、道歉函等
• 建议结合使用，让你的外贸沟通看起来更专业、更人性化

结尾：把每个订单当作一份长期客户关系的开始

外贸订单不仅仅是一笔生意，更是与客户关系建立的起点。把流程做清楚，把细节做扎实，每一次成功交付，都是信誉的积累。记住：流程标准化 + 沟通透明化 = 外贸稳定成长的关键。